Cómo se tratan los datos industriales hoy en día
Ya estemos en una planta de automoción o de alimentación, nos encontraremos con que ya se da una relevancia importante a los datos para tomar decisiones. Esto se ha visto impulsado gracias a la progresiva implementación de nuevas y más modernas tecnologías en los diferentes componentes que intervienen en el proceso productivo: máquinas conectadas a bases de datos recopilando históricos, trazabilidad a través de sistemas MES/ERP, etc.
Este tipo de herramientas recolectan los datos y los muestran de manera más o menos predeterminada, o través de un módulo de reportes que exige ciertos desarrollos personalizados y la verdad, esto ha supuesto un antes y un después para el devenir de muchas empresas… pero, ¿qué ocurre cuando queremos correlacionar datos de distintos sistemas, incluir datos de otras plataformas, datos que reportan los operarios, o simplemente queremos mostrar los datos de una manera que nos sea más fácil interpretarlos? Pues que recurrimos a nuestro viejo y valioso amigo: las hojas de cálculo. Llámese Excel, Calc o Google Sheet..
Lo cierto es que es una herramienta ágil y extremadamente flexible y, normalmente conseguimos mucho valor en las primeras iteraciones: una gráfica sencilla con la producción agrupada por meses, etc. y será fácil de mantener mientras no se necesite crecer mucho más. Nosotros mismos en Muutech, usamos Excel para gestionar algunas cosas sencillas. ¿Cuál es el problema? Qué es muy fácil querer añadir más y más gráficas, datos y cálculos, sobre todo al enseñarle a compañeros, jefes, etc. ¿Y por qué no añadimos una hoja adicional dónde yo cada día pegue los datos que me exporto de SAP o del MES? Y con un BUSCARV, ¡todo se importa mágicamente!
Los problemas empiezan a aparecer entonces:
- Cuantas más filas y hojas importas, más tarda en realizar los cálculos… en más de una ocasión el software se cuelga.
- Añadir una columna nueva se convierte en un infierno.
- De pronto otros compañeros y departamento empiezan a usar tu Excel: si te vas de vacaciones o tienes un día complicado tienen una gran dependencia de ti, que te has convertido en el “gurú” del Excel de la empresa.
- A estos compañeros o jefes tienes que enviarle todos los días por email el informe y algunos hasta se lo imprimen (¿la idea de esto no era evitar el papel?) … y cada vez ocupa más, saturando tu correo y haciéndote perder todos los días a primera hora un tiempo que podrías estar dedicando a otras tareas de mayor valor (o simplemente de valor, ya que sospechas que solo miran de vez en cuando lo que les mandas, o solo cuando hay problemas).
El resultado para la empresa:
- Tú (y probablemente tus compañeros que hayan decidido seguir el ejemplo y versionar o hacer sus propias hojas de cálculo), un recurso valioso para la compañía, dedicas entre 1 y 2 horas al día a esta tarea.
- Esto hace que haya demasiadas “fuentes de verdad”, demasiados informes, guardados en email o impresos en papel sin fecha, lo que dificulta su gestión y que llevan a que el coste de tomar decisiones basadas en datos sea cada vez elevado, pudiendo superar al coste que tenía hacerlo en papel.
- Una solución se ha convertido en un nuevo problema, ya que el cada uno trabaje con Excels distintas provoca pérdidas de tiempo, discusiones, errores al cambiar un dato (“pero sí solo he añadido una columna”, “¿no leía automáticamente todas las filas?”). Y si se comienza a dudar de la veracidad de un dato, se invalida automáticamente para la toma de decisiones.