Haz que el teletrabajo solo implique que la nevera esté más cerca que en la oficina.

Hemos leído todo lo necesario sobre como optimizar la experiencia del teletrabajo: hacer rutina diaria, vestirse, ducharse, desayunar, etc., disponer de un espacio dedicado y adecuado con su buena mesa, su silla ni muy cómoda ni muy incómoda, etc. Arrancamos la jornada y con ella nuestro PC. Arrancamos el software de VPN y le damos a “conectar”. Este paso antes solía ir muy rápido, pero desde que muchos teletrabajamos por la pandemia de la COVID-19 cada vez tarda un poco más. Asumo que es normal por lo que no lo notifico a nadie. Y nadie de sistemas se da cuenta… ¿o sí?

Monitorización de la infraestructura del teletrabajo

En la experiencia de usuario del teletrabajo hay varios factores clave a tener en cuenta:

• Rendimiento del PC de usuario
• Rendimiento y calidad de la conexión a internet del usuario
• Rendimiento y calidad de la conexión de nuestro CPD de la oficina o dónde tengamos los servidores y recursos: esto incluye el ancho de banda y la conexión (ADSL, fibra, etc.) así como el rendimiento de la conexión VPN.
• Rendimiento de los servidores y aplicaciones que utilizan los empleados: ERP, CRM, etc, estén en nuestros servidores o en la nube.
• Si utilizamos software en la nube SaaS, el rendimiento de la conexión con estos, según dónde estén alojados (nube privada o nube proveedor)

Estos puntos representan una cadena en el teletrabajo y, cómo sabemos, la cadena es tan fuerte como su eslabón más débil por lo que cualquier ineficiencia o bajada de rendimiento en alguno de estos puntos implicará necesariamente una mala experiencia de usuario.

Cuando hablamos de experiencia de usuario puede parecer que impacta solamente en lo feliz o infeliz de nuestros teletrabajadores (que también, y es algo muy importante ojo) pero lo más relevante es que es algo que impacta directamente en la eficiencia y eficacia de su trabajo, en el rendimiento del trabajador.

Esto, naturalmente, es algo que ya sucedía en la oficina, dónde desaparecían de la ecuación la calidad de las conexiones, pero dónde había un elemento clave y seguro que a todos nos suena: “Oye, va mal el ERP, ¿a alguien más le pasa?”, o comentarlo con la gente de informática en un descanso. En nuestra cabeza en la oficina todo debe ir bien ya que interiorizamos precisamente que dónde suele haber más problemas en las conexiones a internet y al no existir estas todo debería ir como la seda. Además, no nos cuesta nada levantar la cabeza del monitor y preguntar en alto. En nuestra oficina de casa quizá le podamos preguntar al gato, pero como todavía no estamos acostumbrados a utilizar las herramientas de comunicación (chat, etc.), procuramos “no molestar” y, además, achacamos el problema a que nuestros hijos estén viendo Netflix o nuestra pareja descargando algo para su trabajo, no le damos importancia, y no lo reportamos. Consecuencia: si antes tardaba una hora en generar unas compras en el ERP, ahora tardo dos horas.

El rendimiento de los empleados se sigue midiendo de la misma manera, y los responsables verán que el rendimiento de ciertos empleados (aquellos que usan el ERP) ha bajado casi a la mitad: El “Seguro que están viendo Netflix en lugar de trabajar” se enfrenta al “Es que la wifi de mi casa no va bien”; y en realidad puede ser un problema de rendimiento del ERP o la VPN. ¡Sistemas al rescate!

Monitorizar todos los puntos de la cadena

Vamos a analizar que datos pueden ser interesantes de cada uno de los eslabones comentados antes. Comenzamos por el PC del usuario y su conexión a Internet: un ordenador personal debe monitorizarse de un modo diferente a un servidor y normalmente con estadísticas acumuladas del día:

• Tiempo al 100% de CPU
• Tiempo al 100% de memoria

Aunque hay un par de puntos que si es conveniente monitorizar con alarmas instantáneas como es el estado SMART del disco duro para detectar de forma preventiva la degradación del disco o el espacio libre disponible en este, que si llega a 0 puede ser fatal en un sistema operativo Windows.

Con estos datos podemos saber si el usuario está teniendo problemas con su PC (sea la causa el uso o las capacidades del PC). Además, si estamos trabajando con la solución de Muutech, podremos conectarnos desde el propio panel vía AnyDesk o Wifra.

Algo muy similar utilizaremos para medir la calidad de la conexión a internet desde cada una de nuestras sedes, así como un control del ancho de banda a nivel de router y firewall. El punto central será la VPN, por lo que podemos recoger y relacionar la carga de sesiones, usuarios VPN y rendimiento de nuestro firewall (Fortinet, SonicWall, OpenVPN, etc.):

Este es un ejemplo real de un equipo Fortigate para un proyecto realizado en conjunto con nuestro partner LightEyes, expertos en ciberseguridad y soluciones VPN.

Esto nos da una visión global de cuanta carga tiene el firewall y cómo la soporta, por supuesto avisando el sistema ante cualquier alarma. Pero es necesario ir un poco más al detalle y ver cómo se están comportando los usuarios de la VPN:

Aquí podemos ver desde dónde se conectan nuestros usuarios, pudiendo detectar conexiones desde otros países o inusuales, cuanto tiempo pasan online, cuantas sesiones abren, si las conexiones VPN se reinician con frecuencia, el ancho de banda de pico consumido en cada sentido, así como la cantidad de datos que suben y bajan. Y estos datos podemos desglosarlos y resumirlos por día o por semana.

¿Por qué son interesantes? Pues, por ejemplo, si vemos que las sesiones se reinician con frecuencia puede ser síntoma de algún problema. Otro ejemplo muy relevante es el uso del ancho de banda. Podemos ver en la gráfica general cuando se satura y luego ver en detalle que usuarios lo saturan. Estos usuarios seguramente tendrán en común un determinado perfil que necesitan por ejemplo acceder a una serie de ficheros o documentos: la idea puede no ser restringirles el acceso a los mismos, lo cual impactaría en su trabajo si no igual probar otras soluciones de compartición de ficheros con copia local o más eficientes, cachés intermedias, etc. o incluso concluir que debemos contratar más ancho de banda. En definitiva, información clave para mejorar y conseguir que nuestros empleados teletrabajen como si estuvieran en la oficina.

El tener el histórico de los datos nos permite hacer análisis agregados como, ¿qué ha pasado estos últimos 7 días con respecto al ancho de banda y la actividad? ¿Se conecta gente el fin de semana? Estas son las respuestas gráficas (el 23/5 fue sábado):

También nos sirve para ver tendencias, ¿ha disminuido el uso del teletrabajo con la desescalada?

Los últimos dos puntos serían la monitorización de nuestros servidores (sean Linux, Windows o AS400) y aplicaciones (sean on-premise o en cloud o en formato SaaS), dónde podremos recoger, entre muchos otros, datos como:

• Consumos de CPU, Memoria, Disco, Ancho de Banda, etc
• Métricas de rendimiento de servidores web, bases de datos, etc.
• Tiempos de respuesta de APIs, servicios SaaS externos.

No vamos a ahondar mucho en este punto ya que en nuestro blog tenéis más ejemplos de que se puede hacer a este respecto, pero sí nos parece muy importante comentar algo muy interesante que surge de la combinación de todos los datos de los distintos puntos de la cadena: poder correlacionar número de usuarios de VPN con estadísticas de uso, consumo y respuesta de aplicaciones y servidores para poder detectar cuellos de botella y problemas en tiempo real.

Como vemos, los datos nos dan respuestas y nos ayudan a dimensionar nuestra infraestructura y dar el servicio más eficiente posible a nuestros teletrabajadores para que dispongan de forma óptima de todas las herramientas para hacer su trabajo, lo que redunda en el beneficio global de la compañía. Además, permite que nuestro equipo de sistemas pueda dar servicio en remoto y de forma proactiva, adelantándose a los problemas, recibiendo alarmas y teniendo una plataforma que sea sus ojos 24x7, reduciendo en gran medida el tiempo que hasta ahora dedicaban a estas tareas, que quizá lo puedan dedicar ahora a mejorar nuestros productos o automatizaciones de valor añadido para la compañía.

Si tienes dudas de las ventajas que la monitorización del teletrabajo te puede aportar a ti y a tu empresa, te invitamos a visitar el siguiente enlace: